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重庆工学院物资采购办法
时间:2011/04/18 18:07:09   作者:   来源:

重工院〔200935

关于印发《重庆工学院物资采购办法》的通知

校属各单位:

《重庆工学院物资采购办法》已经校长办公会审议通过,现印发给你们,请及时组织学习,严格遵照执行。

                                   

重庆工学院  

                          二○○九年四月三日

主题词:物资  采购  办法  通知

  抄送:校领导。

重庆工学院院长办公室         200943日印发

 

重庆工学院物资采购办法

第一章    

第一条  为了进一步规范我校物资采购行为,提高资金使用效益,确保所购物资质量,促进廉政建设,推动教学、科研工作顺利开展,根据《中华人民共和国政府采购法》、《重庆市教育系统部门集中采购工作规程(试行)》和有关法律法规的规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指物资包括:仪器、设备、家具、软件、图书、教材或接受服务、工程等。  

第三条  凡使用学校资金(含独立核算非法人二级单位)、专项经费、科研课题经费、捐赠款等购置物资设备或接受服务,均适用于本办法。

第四条  物资采购应遵循公开透明、公平竞争、公正合理和诚实信用等四个原则。

        第二章  采购机构与职责  

第五条  采购机构  

(一)物资采购领导小组,组长由校长担任,副组长由采购实施及管理部门的分管校领导担任,成员包括财务处、监察处、审计处以及采购实施部门负责人。

(二)物资采购管理小组,组长由物资采购实施部门负责人担任,成员包括财务处、监察处、审计处、物资采购实施部门及使用单位的相关人员。

(三)物资采购评审小组,由采购部门代表和有关专家共同组成,小组成员必须是3人以上的单数,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二,组长由小组成员现场推举。

第六条  工作职责

(一)物资采购领导小组,负责组织领导学校物资采购招标工作,审定学校100万及以上特大物资采购活动的招标工作方案,议决招标过程中所发生的重大问题。

(二)物资采购管理小组,在物资采购领导小组的领导下开展工作并承担相应责任,具体负责确定供应商及招标方案、监督组织开标评标、合同签订及货物验收。组成物资采购管理小组之职能部门的职责:

1.物资采购管理部门负责组织牵头承办物资采购项目上报、资金预算等工作;实施部门负责组织采购立项的评审、招标、谈判以及合同的会签和实施等工作。具体分工如下:

管理部门——财务处,具体负责编制学校年度预算,联系上级采购部门并参与物资采购过程,履行后期合同管理的职责。

实施部门——设备处,具体负责购置和维保学校教学科研及设备、仪器、办公与学生用物品、软件等行政用物资,采购图书教材,维修或改造大金额设备,外包采购物业管理等工作。

2.监督部门——监察处、审计处,其中,监察处具体负责监督物资采购程序的合规性及采购文件的合法性,审计处具体负责审计采购项目开展及合同执行情况。

3.申请人——使用单位,具体负责拟订采购项目的技术参数、技术要求、使用要求、验收标准售后服务要求等,并对由此产生的相应结果负责。

4.参加采购管理小组的职能部门的人员在管理小组工作期间全权代表本部门,拥有决定权并承担相应责任。

(三)物资采购评审小组,负责按照上级财政部门批准的采购方式组织实施评标、竞争性谈判、询价等,并负责向采购管理小组推荐供应商名单。

第三章  采购方式

第七条  学校物资采购在政府采购目录以外,单项或批次采购预算达5万元的货物项目、采购预算达20万元的工程、采购预算达5万元的服务项目经上级批准后再组织进行集中采购,其它情况则按政府采购目录规定进行采购。

第八条  经上级批准后,由学校自行组织的物资采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式。

(一)公开招标采购是指学校以招标公告方式,邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。

(二)邀请招标采购是指学校以发投标邀请书的方式邀请不少于3家的供应商就采购事宜进行投标的采购方式。

(三)竞争性谈判采购是指学校邀请3家以上有信誉的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

(四)询价采购是指学校参考3家以上的供应商提供的报价进行比较,择优选取供应商以确保价格具有竞争性的采购方式。

(五)单一来源采购是指在特定情况下,学校向供应商购买的采购方式。

(六)其它采购方式是指以上方式不能实施,经上级主管部门批准且法律法规另有规定的物资采购方式。

公开招标应作为学校物资采购的主要采购方式。

第九条  符合下列情形之一的物资,可以依照本办法采用邀请招标方式进行采购:

(一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的。

(二)采用公开招标方式的费用占学校采购项目总价值的比例过大的。

第十条  符合下列情形之一的物资,可以依照本办法采用竞争性谈判方式进行采购:

(一)招标后没有足够的供应商投标或者没有合格标的,或者重新招标未能成立的。

(二)所购物资技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的。

(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。

(四)不能事先计算出预计价格总额的,缺乏可比较与可参考价格的

第十一条  符合下列情形之一的物资,可以依照本办法采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的。

(二)发生不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购的。

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第四章  采购流程

第十二条  物资采购的计划(申请)

各二级单位应于当月20日至月末填写学校制定的采购申请专用表向财务处申报下月需采购的货物、工程和服务。

第十三条  物资采购的审批

(一)可行性论证和评审  单台10万及以上或同种批量15万及以上的设备,由采购实施部门组织论证:其余情况,由采购实施和管理部门酌情会审。

论证和评审主要从技术性和经济性两方面着手,包括是否需要采购、需采购物资的档次、数量、价格等。经论证和评审,形成采购意见后,报请分管校领导审批。

(二)审核批准  学校对经论证和初审的采购申请视其金额大小、经费来源及重要性由分管校长或校长办公会审核批准,其中,照相机、复印机、摄像机、笔记本电脑、投影机须由校长审批。

第十四条  物资采购执行程序(自行组织采购)

(一)采购单项或批次采购预算达到50万元的货物项目;采购预算达100万元的工程项目;采购预算达30万元的服务项目实行公开招标采购,因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的,应当在采购活动开始前获得上级财政部门的批准。

(二)公开招、邀标采购  

《重庆市教育系统部门集中采购工作规程(试行)》规定的方式公开招标和邀请招标。

1.采购实施部门应首先制订好招标方案,包括招标内容、评标标准、统计表格、合同草案等;

2.在重庆市政府采购网(http://www.cqgp.gov.cn)上刊登招标公告或发出投标邀请。采用招标方式采购的,自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于20日。

3.招标小组对供应商的资质、业绩、纳税、供货能力等情况进行审查,把符合应标条件的确定为入围单位并发给招标书,招标供应商不得少于5家,情况特殊不得少于3家;

4.物资采购实施部门召集评标定标会议,向参会人员当众开标,然后按招标要求分别进行商务标和技术标的评审,综合性价比的高低排出候选供应商名单,在必要的情况下要进行实地考察,最终由招标小组确定中标供应商。评标会议形成的会议纪要送存各参评单位备案。

评标中,招标小组成员意见不一致时,以参会人员三分之二及以上人的意见为最终意见。难以形成最终意见时,应汇集参会单位意见,上报采购领导小组裁决。

招标小组确定的中标供应商要在重庆市政府采购网上发布预中标及中标公示,在发布中标公告的同时向供应商发出中标通知书。

(三)竞争性谈判采购

1.制定竞争性谈判文件,确定谈判程序、谈判内容、成交标准等事项;

2.发布竞争性谈判公告征集供应商,参加谈判且符合资格条件的供应商不得少于3家;

3.成立谈判小组。谈判小组由学校采购职能部门的代表和政府采购专家库中的有关专家共3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二;

4.谈判小组负责拟定合同条款及技术附件,与供应商分别进行谈判。谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最后报价;

5.谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相当且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

(四)询价采购

1.制作询价函;

2.发布询价公告征集供应商,参加询价且符合资格条件的供应商不得少于三家;

3.成立询价小组。询价小组由学校采购职能部门代表和政府采购专家库中的有关专家共3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二;

4.询价小组根据询价函,要求供应商一次报出不可更改的价格,并根据符合采购需求、质量和服务相当且报价最的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

(五)单一来源采购  

1.采购单位确定单一来源供应商;

2.成立单一来源采购谈判小组,谈判小组由政府采购专家库中的有关专家和学校采购职能部门代表共3人以上的单数组成;

3.谈判小组负责拟定合同条款及技术附件,对供应商的资信、财务状况、技术、服务和市场价格进行审查,直接与其就合同条款等进行谈判,在保证采购项目质量且价格合理的基础上确定成交的供应商。

第十五条  验收入库

(一)验收流程

1.初步验收

设备到货后,由使用单位指定专人对照合同与设备装箱单,认真核对设备的生产厂家、品牌、规格型号、数量、技术要求、技术资料、随机附件等并及时安装调试。确认设备外观无损、数量无误、质量合格后,如实、清晰、完整地填写验收合格单和招标验收报告,并向物资采购实施部门提出验收申请。使用单位对设备初步验收的质量和数量负责。

2.正式验收

学校采购管理小组到设备现场查验实物,了解设备到货、测试运行与操作培训情况,核实随机物件资料是否齐全,审阅验收合格单和招标验收报告,在验收合格报告上签字。使用单位有责任如实介绍情况,并接受相关提问。采购管理小组对验收程序负责。

3.追踪回访

对合同金额10万元及以上和单价5万元及以上的仪器设备,在验收合格后一年内要追踪回访价格与质量情况。使用部门应指定专人负责,针对技术性能达标、材料品质合格、配件资料齐全、售后服务到位等情况,进行追踪、鉴定和记录,以备案待查。发现问题及时向采购实施部门汇报,尽快解决。因问题拖延而给学校造成较大损失者要追究管理责任。

(二)合同金额10万元及以上和单价在5万元及以上的仪器设备,应由使用单位,采购管理小组成员共同参与正式验收,在签注验收意见后归档。

(三)一般物资验收,使用单位须在到货后5个工作日内验收完毕。需要安装调试的、大型的或高、精、尖的设备必须在到货后1月内完成验收。

(四)在验收工作中,任何单位或个人不得无故拖延、有意刁难。

第十六条  物资采购的付款报账

(一)所购物资验收合格后,出具物资验收单。

(二)由采购实施部门根据验收单及时填写有关资料办理入库手续。

(三)按照部门集中采购工作规程付款

1.由采购人员持采购计划表(申请表)、认价表、合同、验收单和相关领导签字的发票到财务处办理付款手续,确认采购完成,验收合格。

2.报账资料不全、验收单表格填写不清、不完整或有涂改的不予报账。

(四)每次采购活动的资料应由采购实施部门妥善保存(至少两年)。资料包括采购活动记录、招标书、投标书、认价表、合同文件、验收证明等。

第五章  采购纪律

第十七条  采购实施部门应严格按批准后的计划执行,若有变更,须经相关部门审核并经原批准该计划的校领导同意。

第十八条  由物资申购单位、采购实施部门和财务处提供物资采购供应商的候选名单。任何单位和个人不得私定供应商。

第十九条  物资采购不得将应当以公开招标方式采购的物资化整为零,或者以其它任何方式规避公开招标采购。其它物资采购也应按规定完成,先斩后奏的采购不予报账。

第二十条  物资申购单位在市场调研时应当初步摸清申购物资的可选择范围(尤其是专业性设备仪器)与价格,但不得代表学校与供应商敲定价格,违者将予以停止直至取消购置计划。

第二十一条  有下列行为的,将按有关规定追究责任人的责任,并按相关规定予以处理:

(一)与供应商串通、阻挠、排挤其它竞争者的。

(二)拒绝接受监督,泄漏采购信息的。

(三)接受供货方的回扣或有价证券、礼品、实物而不上交的。

(四)采购过程中接受供货方的宴请、娱乐或旅游的。

(五)购进的物资不符合同要求,以次充好、以低代高、以缺代全或属假冒伪劣产品的。

(六)挪用、贪污采购款的。                          

(七)购置物资不入账的。

(八)厂商赠送而不入库。

第六章    

第二十二条  承建的我校基建工程的建筑公司,除按《重庆工学院基建工程物资采购管理暂行规定》进行的采购,归其自行采购的物资外,设备由学校设备处采购。

第二十三条  学校经营实体的物资采购,按此办法自行制定实施办法,并报监察处备案。

第二十四条  学校有关部门代购的物资,由代购部门参照本办法执行。较为特殊的物资(如:药品、食品等)的采购办法,由代购部门制定相应的管理办法并自主实施采购,其管理办法报监察处备案。

第二十五条  由监察处对本办法规定的物资采购的全过程实行监督。

第二十六条  本办法由监察处负责解释。

第二十七条  本办法自发布之日起执行,以前有关规定与本办法相抵触的,以本办法为准。